Aspetti contabili ed amministrativi degli adeguati assetti organizzativi

A cura di Stefano Casoni

Il D.Lgs. 14 del 12 Gennaio 2019, meglio conosciuto come “Codice della crisi d’impresa”, ha avuto il grande merito di codificare le regole in base alle quali tutti gli imprenditori che operano in forma societaria o collettiva hanno il dovere di adeguarsi, tenendo conto anche della natura e delle dimensioni della propria impresa, al fine della tempestiva rilevazione della crisi d’impresa e della perdita della continuità aziendale ma risultando estremamente utile anche per effettuare corrette pratiche amministrativo-gestionali.

Gli obiettivi fissati dalla norma in estrema sintesi sono:

  • Rilevare eventuali squilibri di carattere patrimoniale o economico-finanziario;
  • Verificare la sostenibilità di debiti e le prospettive di continuità aziendale;
  • Ricavare le informazioni necessarie per utilizzare la lista di controllo ed effettuare il test pratico per la verifica del risanamento aziendale.

L’adeguato assetto amministrativo deve garantire un processo decisionale ed un’operatività gestoria all’insegna della pianificazione, della programmazione e del controllo. Questo lo si potrà ottenere con un adeguato impianto organizzativo e contabile, rapportato alle dimensioni dell’impresa, al fine di fronteggiare nel modo più adeguato gli eventi ed affrontare i cambiamenti eventualmente necessari in base ai piani inizialmente prestabiliti.

Quanto sopra lo si può ottenere predisponendo e periodicamente rivalutando:

  1. il piano industriale a tre o cinque anni,
  2. i piani operativi di breve periodo (budget)
  3. l’attività di reporting infrannuale o annuale (bilanci).

Il piano industriale a tre o cinque anni, nella sostanza, si compone di:

  1. piano economico,
  2. piano degli investimenti
  3. piano finanziario.

Il primo stabilisce, in via preventiva, l’ammontare dei ricavi e dei costi che saranno generati dalla gestione futura. Il secondo si sofferma in particolare sulla previsione dei fattori produttivi durevoli necessari alla realizzazione del progetto d’impresa mentre il terzo quantifica il fabbisogno di mezzi finanziari per la copertura degli investimenti necessari per la realizzazione del progetto d’impresa.

I piani operativi o budget costituiscono una guida di breve periodo e consentono di coordinare le differenti attività all’interno dell’impresa. Si tratta documenti contabili e gestionali che tracciano il percorso strategico per il raggiungimento degli obiettivi fissati.

E’ naturale che avere una previsione non è sufficiente se a tutto ciò non si abbina un’adeguata attività di controllo periodico (analisi degli scostamenti), che si pone come finalità la verifica del raggiungimento o meno degli obiettivi fissati dal budget, ponendo nel caso la necessità di intervenire per ripristinare le condizioni che permettano un minor scostamento possibile dal budget previsto.

A seguito di quanto affermato appare evidente che il fattore temporale diventa una variabile fondamentale nella gestione della crisi d’impresa, al fine di intervenire tempestivamente qualora si certifichino situazioni di pericolo o comunque scontamenti rilevanti rispetto ai budget predisposti. Ne consegue la necessità di dotarsi di “strumenti contabili” diagnostici, sia in ottica consuntiva che previsionale, in grado di alimentare il sistema informativo e di segnalare con immediatezza una qualunque situazione da cui potrebbe generarsi un disequilibrio reddituale, patrimoniale e finanziario.

In tal senso il bilancio d’esercizio, il bilancio gestionale ed il bilancio previsionale rappresentano tre importanti documenti al fine di fornire le informazioni dello stato in cui versa l’azienda. Sono documenti con finalità diverse, mentre il bilancio d’esercizio è finalizzato all’informazione, anche rivolgendosi agli attori esterni, sull’andamento dell’impresa e le voci sono classificate per “natura”, il bilancio gestionale costituisce uno strumento a servizio del management aziendale per analizzare in modo più approfondito i risultati, classificando le voci “per destinazione”.

Il bilancio previsionale favorisce l’elaborazione di scenari futuri per la determinazione dei risultati prospettici in termini reddituali, patrimoniali e finanziari, formulandolo con diversi gradi di complessità ed approfondimento, in base alle necessità e possibilità, partendo sempre dai dati provenienti dal bilancio contabile o dal bilancio gestionale.

La corretta e tempestiva tenuta contabile permette di redigere i suddetti documenti al fine di permettere un altrettanto tempestiva attività di reporting al fine di analizzare e fornire strumenti a supporto del processo decisionale del management aziendale.

Il sistema di reporting “utile” è quello disegnato in base alle specifiche esigenze dell’azienda, espletando le seguenti attività:

  • stabilire l’oggetto della misurazione (ad esempio il costo di un prodotto specificandone le fasi produttive)
  • identificare idonei indicatori quantitativi e qualitativi
  • verificare la coerenza e la complementarietà degli indicatori con gli obiettivi da raggiungere
  • individuare il responsabile a cui sono stati assegnati gli obiettivi
  • monitorare gli indicatori, stabilendo una periodicità, per verificare il raggiungimento degli obiettivi.

Al termine di questo processo propedeutico l’attività di reporting può essere:

  • di tipo tradizionale, basato sulle analisi degli scostamenti derivanti dal confronto tra i valori standard (a budget) e i valori effettivi (a consuntivo) di grandezze economico-finanziarie;
  • di tipo innovativo, incentrato sull’analisi di fattori critici di successo dell’impresa e quindi su risultati non solo di natura economico-finanziaria, ma anche indicatori fisico-tecnici (quali la prospettiva economico-finanziaria, la prospettiva dei processi interni, la prospettiva dell’apprendimento e dell’innovazione, la prospettiva dei clienti, ecc.)

Il reporting tradizionale si sofferma sui risultati, quello innovativo, oltre ad essere uno strumento di misurazione, costituisce un vero e proprio strumento di gestione, in quanto ricerca la correlazione tra gli obiettivi strategici e quelli operativi, interessando i vari livelli gerarchici. In particolare è indirizzato all’individuazione dei fattori critici di successo al fine di intervenire, con azioni mirate, per assicurare la loro custodia e/o attivarne il ripristino di condizioni favorevoli alla tutela di quei fattori alla base del successo e della continuità aziendale.

In tutto questo, al fine di analizzare preventivamente se il sistema amministrativo-contabile in uso all’impresa, sia adeguato agli obiettivi ed alle necessità, il BDS Ecofin di AICIM resta un primo strumento di valutazione per correggere le inefficienze ed avere strumenti performanti per analisi adeguate.

Gli adeguati assetti sotto il profilo giuridico.

A cura di Michele Sgarbossa

Gli adeguati assetti organizzativi hanno trovato ingresso nel nostro ordinamento grazie al nuovo Codice della Crisi, che ha introdotto il secondo comma dell’art. 2086 del Codice Civile (oltre a modificarne il titolo), sulla scorta del quale “L’imprenditore, che operi in forma societaria o collettiva, ha il dovere di istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa, anche in funzione della rilevazione tempestiva della crisi dell’impresa e della perdita della continuità aziendale, nonché di attivarsi senza indugio per l’adozione e l’attuazione di uno degli strumenti previsti dall’ordinamento per il superamento della crisi e il recupero della continuità aziendale”.

Chiariamo subito che sebbene l’articolo in esame faccia riferimento alle imprese collettive e, pertanto, alle imprese organizzate in forma societaria, il Codice della Crisi impone espressamente anche all’imprenditore individuale, di adottare misure idonee a rilevare tempestivamente lo stato di crisi e assumere senza indugio le iniziative necessarie a farvi fronte.

L’art. 2086 del c.c., impone all’imprenditore i seguenti doveri:

  1. istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato alla natura e alle dimensioni dell’impresa;
  2. attivarsi senza indugio per l’adozione e l’attuazione di uno degli strumenti previsti dall’ordinamento per il superamento della crisi e il recupero della continuità aziendale.

Gli adeguati assetti organizzativi si riferiscono all’insieme di strutture, processi e controlli che un’impresa deve mettere in atto per assicurare una gestione efficiente e conforme alle normative vigenti. Questi assetti devono garantire che l’impresa operi secondo principi di legalità, trasparenza e responsabilità.

Occorre rammentare che non è solo sufficiente dotarsi di adeguati assetti, ma che essi debbono evolversi in risposta ai cambiamenti legislativi, alle esigenze del mercato e ai rischi emergenti. Le imprese, infatti, devono effettuare regolari revisioni e aggiornamenti dei loro modelli organizzativi per rimanere conformi e la documentazione e la trasparenza sono fondamentali per dimostrare l’adozione di pratiche adeguate.

Per comprendere compiutamente quali siano le attività che l’imprenditore deve porre in essere per evitare responsabilità, possiamo partire dalla disamina delle principali carenze legate all’assetto organizzativo individuate dai Tribunali, che si sono trovati a giudicare e purtroppo a condannare amministratori e sindaci di società:

– organigramma non aggiornato o carente;

– assenza di un mansionario;

– inadeguata progettazione della struttura organizzativa e centralizzazione in capo a pochi soggetti di informazioni vitali per l’ordinaria gestione dell’impresa;

– assenza di un sistema di gestione e monitoraggio dei principali rischi aziendali;

– mancata redazione di budget e strumenti di natura previsionale;

– assenza di un sistema di monitoraggio finanziario;

– assenza di strumenti di reporting;

– mancata redazione di un piano industriale;

– contabilità generale inadeguata;

– assenza di una procedura per la gestione e monitoraggio dei crediti da incassare;

– analisi di bilancio unicamente finalizzata alla redazione della relazione sulla gestione e mancata redazione del rendiconto finanziario.

Un aspetto cruciale degli adeguati assetti organizzativi è legato, da un altro alle attività concrete poste in essere per prevenire i rischi e, dall’altro un sistema di controlli interni e di gestione dei rischi, implementando controlli efficaci per prevenire e rilevare eventuali irregolarità o violazioni delle normative. Ciò include:

  • Documentazione e formalizzazione: Mantenere documentati tutti i processi e le procedure.
  • Formazione continua: Aggiornare regolarmente i dipendenti e i dirigenti sulle normative e le procedure aziendali.
  • Revisione e aggiornamento: Effettuare controlli periodici e aggiornare i modelli organizzativi in base ai cambiamenti normativi e aziendali.
  • Separazione delle funzioni: Evitare conflitti di interesse e concentrazioni di potere.
  • Segnalazione e gestione delle anomalie: Meccanismi per la segnalazione di comportamenti illeciti o sospetti.
  • Audit e verifiche: Controlli periodici per verificare l’efficacia dei modelli organizzativi.

L’impresa deve essere anzitutto adeguatamente organizzata e amministrata, anche contabilmente,  secondo canoni di buona prassi e condotta diligente, orientati a criteri di efficienza e di efficacia, basandosi sul principio della delega di responsabilità, del riporto gerarchico e dell’obbligo di rendiconto da parte dei soggetti delegati, rispettando principi di corretta amministrazione.

Inoltre, è indispensabile che vengano attivate quelle attività che consentano di monitorare le condizioni di equilibrio economico-finanziario dell’impresa, rilevando tempestivamente l’insorgenza della crisi o la perdita della continuità aziendale.

Ciò sta a significare che gli assetti organizzativi, amministrativi e contabili devono essere configurati in modo tale da consentire, anche in ottemperanza alle previsioni del Codice della Crisi, la rilevazione tempestiva della crisi dell’impresa e della perdita della continuità aziendale e degli indizi di crisi, proprio perché il legislatore ha introdotto un principio di prevenzione rispetto al passato.

Per porre in essere tali rilevazioni che, ripetiamo, debbono essere tempestive (per essere adeguate), è necessario adottare processi e flussi informativi efficaci ed affidabili, anche attraverso la modifica di quelli esistenti, modificando modalità e routine di estrazione dei dati necessari all’imprenditore per prendere coscienza della situazione e delle eventuali problematiche che necessitino di intervento.

Tuttavia, è indispensabile rammentare che l’adozione di adeguati assetti organizzativi, non è solo una questione di conformità normativa  “anche in funzione della rilevazione tempestiva della crisi e della perdita della continuità aziendale”, ma anche di buon senso imprenditoriale e di consapevolezza per una gestione efficace dell’attività, utile per il controllo e lo sviluppo dell’impresa, con indubbi vantaggi anche sui risultati che possono essere conseguiti.

In conclusione, gli adeguati assetti organizzativi rappresentano un pilastro fondamentale per la governance aziendale e la conformità normativa. Investire in una solida struttura organizzativa non solo aiuta a prevenire rischi e sanzioni, limitando le responsabilità personali (si veda anche l’art. 2476 c.c.), con l’ulteriore vantaggio che la presenza degli adeguati assetti risulta premiata dalle misure previste dall’art. 25 del Codice della Crisi, ma contribuisce anche alla creazione di un ambiente di lavoro etico e responsabile.

Conclusioni: l’adeguamento dell’organizzazione a quanto stabilito dalla norma trova un riscontro concreto nei checkup di AICIM. I tools studiati da AICIM: BDS CHECK, BDC ECOFIN, BDS ICT, BDS ESG, BDS ADVANCED sono stati studiati da un pool di esperti per verificare a livello di top management di PMI (e non solo) l’adeguatezza organizzativa, amministrativa, contabile, digitale e in linea con i principi di ottimizzazione della sostenibilità.

AICIM mette a disposizione un Team di BDS Ambassador su tutto il territorio nazionale preparati a questo scopo, gratuitamente.