Il primo passo che andrebbe fatto prima di una qualsiasi azione sull’organizzazione dovrebbe essere quello di conoscerne la situazione di partenza.
L’obiettivo dell’articolo è quello di presentare un metodo, attraverso lo strumento che abbiamo sviluppato denominato BDS Check, che può aiutare imprenditori ed addetti ai lavori a fare una fotografia della situazione organizzativa.
L’assetto organizzativo
Il termine assetto organizzativo ultimamente è diventato più familiare grazie alla cd riforma della crisi d’impresa.
Nell’articolo 2086 del cc si richiama un nuovo dovere degli amministratori che riguarda appunto il dovere di “dotarsi di un adeguato assetto organizzativo …”.
Possiamo definire l’assetto organizzativo come l’insieme delle modalità operative con le quali ciascuna impresa organizza le proprie attività per realizzare i servizi ed i prodotti che fornisce.
Il problema, per entrare nel pratico, riguarda il come poter fare riferimento a dei modelli che aiutino a valutare la completezza del proprio modello organizzativo senza dover partire da zero o cercare di immaginare tutti gli aspetti necessari per farlo.
Un modello di riferimento il BDS Check
In AICIM abbiamo sviluppato uno strumento che porta con se anni di sperimentazione e riflessioni fatte da tanti attori diversi.
L’obiettivo non era quello di fare il migliore strumento possibile, con il rischio di sviluppare una cosa complessa, bensì qualcosa di semplice ed efficace soprattutto per le piccole e medie imprese.
Lo strumento si presenta come una diagnosi organizzativa pensata su 9 aree e 41 domande.
Per ciascuna domanda è prevista l’assegnazione di un peso e la definizione di un giudizio.
Il risultato finale è un report che sintetizza il grado complessivo di adeguatezza raggiunto, fornisce una fotografia per macro area del giudizio medio emerso ed evidenzia per ogni singolo aspetto valutato il “rating” ottenuto che è il risultato del peso per il giudizio assegnati.
I singoli aspetti sono i punti di forza e di debolezza aziendali che potremo utilizzare per definire le azioni più adeguate da intraprendere nella nostra azienda.
Lo strumento è disponibile on-line ed è fruibile gratuitamente, per i nostri soci sono previsti dei momenti formativi gratuiti finalizzati a rendere il più omogeneo possibile il criterio utilizzato nell’utilizzo.
L’indirizzo a cui potete trovarlo è il seguente: https://www.aicim.it/business-development-system/. Vi consigliamo di leggere l’articolo per comprendere al meglio la miglior modalità d’utilizzo.
La struttura del modello BDS Check
Il modello come anticipato si basa sulla convenzione che ciascuna organizzazione possiamo sinteticamente suddividerla in 9 aree che sono le seguenti:
1_Organizzazione e strategie
2_Portafoglio prodotti
3_Mercati e vendite
4_Approvvigionamenti
5_Operation
6_Amministrazione e controllo
7_Gestione delle persone
8_Gestione delle competenze
9_Digitalizzazione e sistemi informativi
La modalità di definizione dei pesi
I pesi assegnabili vanno da 1 a 5. Sono da attribuire in ordine crescente in funzione di quanto sia strategico per l’azienda quel singolo aspetto al quale la domanda fa riferimento.
Questo passaggio è molto importante perché il peso servirà come fattore moltiplicativo del giudizio nel grafico di dettaglio che restituirà il report.
I singoli aspetti infatti saranno rappresentati da un rating che è il risultato della moltiplicazione del peso per il giudizio, in questo modo saranno maggiormente evidenziate le priorità di intervento.
Per poter graduare i pesi è necessario comprendere alcune cose fondamentali:
- Cosa vende l’azienda
- A chi lo vende
- Perché si dovrebbe acquistare da lei
Dietro a questi tre aspetti c’è la storia, i valori, la strategia ma soprattutto i fattori critici di successo che dobbiamo presidiare al meglio.
I fattori critici sono quelle caratteristiche che contraddistinguono ogni azienda, una volta capiti il passo da questi alla macro area è più semplice.
Esempi di fattori critici possono essere: innovatività, competenze, qualità, velocità ecc..
Normalmente con i nostri esperti questa prima parte avviene tramite una prima chiacchierata con l’imprenditore ed il suo staff. L’obiettivo che ci poniamo è appunto quello di capire cosa è più o meno prioritario per l’azienda in questione.
È innegabile che una esperienza sostanziale di gestione d’impresa ed una buona capacità di dialogo direzionale sono fattori che determinano il successo di queste diagnosi. In ogni caso lo strumento facilita l’ottenimento di risultati pratici e quantomeno utili per un primo quadro di insieme anche se condotto senza particolare esperienza.
La modalità di definizione dei giudizi
I giudizi prevedono una scala da -3 a +3, non è previsto lo 0.
L’attribuzione dovrà tenere conto, per il singolo aspetto al quale è legata la domanda, di quanto quella pratica è disponibile, quanto è patrimonio aziendale o dei singoli e quanto effettivamente sia sistematicamente o sporadicamente applicata.
Come per i pesi il criterio di assegnazione dei giudizi può essere diversamente interpretato se non si hanno le stesse esperienze e se non c’è formazione sul metodo. Ma, anche in questo caso, abbiamo constatato che le positività e le negatività sono intuitive e un risultato accettabile lo si ottiene anche nei casi delle autovalutazioni condotte in autonomia da persone non particolarmente esperte.
Il report finale
Il risultato della valutazione come anticipato permette di ottenere in modo automatico un report che riporta i seguenti grafici e che può essere corredato da relazioni personalizzate basate sui risultati emersi.
Grado di adeguatezza complessivo raggiunto
Il grafico di sintesi che riporta l’esito finale in base ai giudizi
Radar chart per area delle medie di giudizio
Il grafico evidenzia il risultato con la media dei giudizi per singola area
Dettaglio dei rating per aspetto
Il grafico è uno stralcio di quello che viene riportato nel report. In questo si mostrano i singoli aspetti con il rating ovvero il risultato della moltiplicazione del peso per il giudizio
Conclusioni
Lo strumento BDS Check può essere utilizzato sia per fotografare lo stato della propria organizzazione con l’obiettivo di evidenziare le principali debolezze sui cui intervenire ma anche per valorizzare i punti di forza.
L’obiettivo che si pone è quello di favorire l’analisi organizzativa e permettere miglioramenti.
A cura del Tavolo “Metodi e Strumenti”
Coordinatore: Alberto Mari
Autore: Alberto Mari
